人事部からの委託業務のご紹介
厳しい残暑も過ぎ去り、日増しに秋も深まり、朝夕は肌寒く感じるようになりましたね。
日新ハートフルフレンド(以下NHF)のメンバーが大切に手入れしてくれている花壇の花も元気よく咲いており、毎朝夕の出退勤時に花壇脇を通るたび、色とりどりの花に癒されます。
今日は、人事部からNHFへ委託している業務内容と、業務効率化についてご紹介します。
①人事関係資料の電子データ化
→人事部では紙で保管している資料が多く、紙資料は個人情報のため厳重保管しています。保管場所にも限界があり、あちこちに分散していたために、取り扱いに苦労していました。そこで、ＮＨＦで電子化の後、情報管理をしてデータ保管とし、保管義務のある資料以外を廃棄しました。これまで、紙で探していた情報をデータで検索することができ、大変便利になったと実感しています。
また、保管スペースの削減にもつながりました。
以下はNHFから人事部フロアへ出張いただいている業務です。
②給与・賞与明細書の成形業務（紙出力から圧着業務）
③雇用契約書の保管
④住民税決定通知書配付の準備（全従業員の通知書整理と封入）
⑤年末調整の提出書類並べ替えとファイリング
→人事担当が対応していた時の工数は１８９時間/年で、通常業務が高負荷な時期は、残業時間も多く発生していましたが、NHFへの業務委託により、人事担当の残業時間削減や、人事担当が業務効率化のための新しい業務に取り組んだりと効果がありました。
NHFメンバーが作業に慣れるまでは指導員の方が同行されていましたが、すぐに慣れて一人でも作業ができるようになり、やり方も毎年工夫して、NHFメンバーの作業効率化も進んでいます。
また人事グループ員メンバーも、作業を分かりやすく説明・引継ぎしたいという思いから、今まで気づかなかったことに気づいたり、話し合うことで、作業の効率化に取り組むことができ、NHFメンバーと一緒に仕事をすることも良い経験になっています。
これからもNHFのメンバーと共に歩みながら、仕事をしていきたいと思います。
日新電機 人事部 担当T（記）
