人事部からの委託業務のご紹介（その２）～NHFへの業務委託を通じて私たちも成長しています～

少しずつ暖かくなり、春らしさが感じられる季節となりました。
春の日差しを浴びて、花壇に植えられているチューリップがすくすくと成長しており、色とりどりの花が咲くのが今から待ち遠しいです。

私は人事部にて、定年退職後再雇用人事の業務を担当しており、再雇用社員の雇用契約管理を行っております。
今日は人事部からNHFへの委託業務の内容についてご紹介します。

再雇用社員やパートタイマー等の有期雇用の方は、雇用期間に応じて紙の雇用契約書兼労働条件通知書（※以後、雇用契約書）をご本人あてに２部発行しています。
１部はご本人保管、もう１部は人事部あてに返送され、人事部にて返送有無チェックを行い、キャビネットに収納してある個人ごとの人事台帳に保管しています。
今までは、個人ごとの雇用契約書を人事台帳への収納作業のみNHFに委託していましたが、２２年１０月より、人事給与システムで最新情報を確認することを目的として、全ての雇用契約書データを人事給与システムに取り組む運用へ変更いたしました。

【NHFへの業務委託内容】
・有期雇用社員の人事台帳の整理
・雇用契約書の並び替え（日付順）
・雇用契約書の返送有無チェック
・雇用契約書の電子化と、最新の雇用契約書の個人ごとのフォルダ管理
・雇用契約書をキャビネットに保管してある個人ごとの人事台帳への収納作業

NHFへの業務委託にあたり、人事部内にて現所の把握と問題点、あるべき姿を話合い、NHF指導員とメンバーにも一緒に確認してもらい、作業を進めていきました。
あるべき姿の議論では、だれでもが出来る・継続できる・わかりやすい作業を目指し、またNHF指導員・メンバーからも、工夫や改善点を提案してもらいながら、運用案を検討しました。

今までは、退職手続き等の際、キャビネットに保管してある対象者の人事台帳を探してきて、保管してある複数の書類の中から直近の雇用契約書を抜き出していましたが、人事給与システムへ雇用契約書データを取り込んでからは、自席にて最新の情報を閲覧できるようになり、在宅勤務時での確認も可能になりました。
あわせて人事台帳が整理されたことで、キャビネットのスペースを有効活用できるようになりました。

今まではなかなか手をつける時間がなく、今までのやり方を続けてきましたが、今回NHFに委託したことで、これまで当たり前に行ってきた作業の問題点・課題を洗い出し、NHFの協力を得て新しいやり方に変更することができ、業務効率化につながりました。
また紙での管理から電子データでの管理を進めることで、ペーパーレスを実現し、環境にもやさしい仕事のやり方に変更できました。

今後も、働きやすい職場環境作りのために仕事のやり方を見直し、NHFと一緒に最善の方法を考えていくことで、自身の成長に繋げたいです。
またNHFへの業務委託の幅が広がるよう、人事部以外の部門へ、NHFと一緒に出来ること、きっちり納期を守って正確な仕事をしてもらえることを発信していきたいと考えています。

※前回の人事部からの委託業務のご紹介記事はこちら

（日新電機　人事部　T 記）

以上

　（日新電機株式会社　人事部　Ｔ記）