丁寧な作業で書類保管スペースの確保に協力頂いています

今年の9月でNHF設立から丸7年が経ちました。

この7年間、経理業務の受託先として、また監査役として、関わらせて頂いております。

今回はそのどちらでもない、発注側からの視点でのお話を紹介致します。

 

私の所属している経理部では、種類によっては十何年も前の古い情報を大量に紙保管しており、書庫のスペースが日常的に逼迫していました。この状況を改善すべく、電子保管により廃棄出来る紙資料について、NHFに電子化を委託しています。

電子化を委託している資料というのは、製作単位毎の採算情報が記された資料で、年度にもよりますが、1年分で3千頁程になります。1982年度分から開始し、月に1年度分弱のペースで進めて頂き、この8月に1998年度分まで完成させて頂きました。

この期間、製作単位の種類毎にPDFファイルを分けて頂いたり、効率化により単価を見直して頂いたりして助かっております。

 

先日、この作業現場を見学させて頂きました。電子化前の紙に印字される文字は小さく、しわがあると読み取れない部分が出てくるリスクもあるのですが、1枚1枚しわが出ない様に上下両側に順にまるめて丁寧に電子化して頂いていました。

 

日々の丁寧な電子化作業のおかげで、書庫の保管スペースに余裕が生まれ始めています。全て完了すると凡そ40万㎤（1ｍ×1ｍ×40㎝）の保管スペースを確保したことになります。

 

尚、この電子化して頂いている資料、対象期間は2008年度分迄です（2009年度以降分はシステムによりデータ保存）。

ここ迄のペースからすると残りあと1年間程お願いすることになりますが、書類保管スペースの確保に向け他書類も電子化検討を継続する予定です。

引き続き宜しくお願いします。

（監査役　藤野記）